Құжаттау

Сабақтың тақырыбы: Құжаттау
Мақсаты:
Білімділік. Оқушыларға құжат анықтамасын, құжаттың атқаратын қызметін және ұйымдастыру техникасымен жұмыс жүргізу кезінде орындалатын шарттармен таныстыру.
Дамытушылық: Оқушылардың құжаттау мен толық таныстыра отырып, тиянақты жұмыс жасауларын дамыту.
Тәрбиелік: Оқушыларды құжаттармен жұмыс істеу барысында ұқыптылыққа, информатика кабинетінде қауіпсіздік ережелерін сақтауға тәрбиелеу.
Сабақтың түрі: Аралас сабақ
Сабақтың әдісі: Түсіндірмелі - иллюстративті
Көрнекі - құралдар: Дербес компьютер, оқулық, жұмыс дәптері, таратпа қағаздар, презентация, видеопроектор.

Сабақтың барысы:
І. Ұйымдастыру.
- Оқушылармен амандасу;
- Келмеген оқушыларды белгілеу;
- Оқушылар зейінін өтілетін тақырыпқа аударту.

ІІ. Өткен тақырыпты тексеру.
Сонымен, оқушылар өткен тақырыпты тексеру үшін зейінімізді тақтаға аударайық. Тақтада берілген сұрақтарға орынымызда отырып қол көтеріп жауап береміз, сұрақ жанында жасырылған дұрыс жауаптармен сіздердің жауаптарыңыз сәйкес келуі тиіс. (тақтада берілетін тапсырма)
1. -? (терезені жималау, терезені жаю, терезені жабу)
2. -? (қапшық)
3. -? (файл)
4. Хатшының құжатсыз қызметі туралы не білеміз?
5. Хатшыны кім қабылдайды? ( директор)
6. Хатшы қандай құжаттарды басшылыққа алады?
( ҚЗ заң актілерін; лицейдің жарғысын, «Қызметкелер туралы» ереже; лицей басшысының бұйрықтары)
7. Хатшы нені білуі керек?
(құжаттармен жұмыс, құжаттамаларды жинақтап – құрастыру, басқару жұмысын ұйымдастыру, есепке және ұйымдастыру техникаларын қолдана білу т. б)
8. Хатшыға қандай қызметтер жүктеледі? (ақпараттық - анықтамалық қызмет көрсету, басшылықты жедел - ұйымдастыру қызметімен қамтамасыз ету)

ІІІ. Жаңа тақырыпты баяндау.
Кез келген ұйым, мекеме, адам іс - әрекетінінің, қызметтерінің барысында құжат пайда болады.
«Құжат - құжатталған ақпарат. Ақпараттың дәлме - дәлдігін растайтын материалдық жеткізушіде жазылған ақпарат».

Құжаттарда ақпараттар мына түрде берілуі мүмкін жазбаша
фото
Сурет сызу түрінде
Дыбысты

Құжаттың атқаратын қызметі
- ақпараттық қызметі
- ақпараттарды белгілі қашықтықтарға тасымалдау
- ақпараттарды жинақтау, сақтау
- ақпараттарды дәлелдеу, есебін жүргізу
Құжатты жасау процесінің өзі құжатталу деп аталады. Құжатталу жүйесінде құжатты жасауға, безендіруге қойылатын талаптар мен нормаларды белгілеумен қатар, олармен жұмыс жүргізу тәртібі де енеді. Мұндай нормалар, өз кезегінде заңдық актілермен және нормативті әдістемелік құжаттармен бекітіледі.

Іс қағаздарын жүргізуді ұйымдастыру шартты түрде екіге бөлінеді: құжаттарды уақтылы және сауатты дайындап, ресімдеуді ұйымдастыру (құжаттау); құжаттармен жұмыс жүргізуді ұйымдастыру: қабылдау - өткізу, өңдеу, есепке алу, тіркеу, бақылау, сақтау, мұрағатқа дайындау, жою.
Құжаттарды дайындау рәсімдері де, сол секілді олармен жұмыс жүргізуді ұйымдастыру да арнайы нормативтік - құқықтық және нормативтік - әдістемелік актілермен нақты реттелген.

Құжаттама саласындағы мемлекеттік уәкілетті орган құжат түзу саласындағы бірыңғай мемлекеттік саясатты қамтамасыз ету жөнінен жетілдіре түсу мақсатында «Ұйымдастыру - басқару құжаттарын ресімдеуге қойылатын уақытша талаптарды» әзірледі. Оны 2000 жылы 17 сәуірде Қазақстан Республикасы Премьер - Министрі кеңсесінің басшысы бекітті. Осылардың негізінде «Қазақстан Республикасы мемлекеттік ұйымдарында құжаттау мен құжаттаманы басқарудың тұрпатты ережелері» жасалып, заң жүзінде белгіленген тәртіппен тіркеуден өткізілді. Бұл ереже Ақпарат және мұрағат комитеті төрағасының 2003 жылы 29 сәуірдегі № 33 бұйрығымен (мемлекеттік тіркеу № 2331, 2 маусым, 2003 жыл) бекітілді. Бұлар басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету теориясы мен практикасының нақты жағдайын есепке алады. Тұрпатты (типтік) ережелер ұйымға келіп түсетін, шығатын және ішкі айналымда болатын қағаз құжаттар мен электрондық құжаттарды тіркеу және рәсімдеу, олардың орындалуын бақылау тәртібін белгілейді, есептік тіркеуге алу формасының түрлерін, соның ішінде автоматтандырылған түрін орнықтырады, іс номенклатурасына, істерді түзу мен ведомстволық мұрағаттарға тапсыру жөніндегі талаптарды нақтылайды. Ол қазір мемлекеттік мұрағаттарды толықтыру көздері – ұйымдарды басқару ісін құжаттамалық қамтамасыз ету қызметінде кеңінен қолданылып келеді. Кейіннен Тұрпатты ережелерге қорғалатын баспа - бланк өнімдерін, мөрлерді, мөртабандарды есепке алу, пайдалану, сақтау және жою ісіне, сондай - ақ құжаттарды қорғау құралдарына байланысты өзгертулер мен қосымшалар ендірілді.

Сонымен бірге, электрондық құжатты заң жүзінде қағаз құжатпен теңестірген, соған орай электрондық цифрлық қолтаңбаны – жазбаша түрдегі қолжазбамен бір деңгейге қойған Қазақстан Республикасының «Электрондық құжат және электрондық цифрлық қолтаңба туралы» Заңының жетілдірілуі барысында Ақпарат және мұрағат комитеті «Қазақстан Республикасы мемлекеттік органдарының электрондық құжат айналымы ережесін» әзірледі. Бұл ережені Қазақстан Республикасы Үкіметі 2004 жылғы 17 сәуірдегі № 430 қаулысымен бекітті.
Ұйымдастыру техникасымен жұмысты жүргізу үшін мына шартты орындау қажет:
- құжат нысандарының бірізділігі;
- құжаттарды өңдеудің бір типті операциялық технологиясы.
Қазақстан Республикасында құжаттарды жасау және олармен жұмысты ұйымдастырудың жалпы талаптары Қазақстан Республикасының Мәдениет, ақпарат және қоғамдық келісім министрлігінің Мұрағаттарды және құжаттаманы басқару жөніндегі комитеті Төрағасының 2003 жылғы 29 сәуірдегі «Қазақстан Республикасының мемлекеттік ұйымдарында құжаттау және құжаттаманы басқарудың үлгі ережелері туралы» № 33 бұйрығымен белгіленген.
Ережелер құжаттармен жүргізілетін жұмыстардың негізгі бағыттарын белгілейді Олар:
• құжаттардың бір ізге келтірілуі;
• Құжаттар айналымын ұйымдастырудың негізі;
• Құжаттардың номенклатурасын құрастыру негізі;
• Құжаттарды істерге қалыптастыру, мұрағат жұмысының негіздері

ІҮ. Бекіту сұрақтары:
1. Құжат сөзінің анықтамасын айтыңыз.
2. Құжаттың атқаратын қызметтері туралы не білесіз?
3. Құжаттарда ақпараттар қандай түрде берілуі мүмкін?

V. Үйге тапсырма:
- 1. 1 тақырыпты оқу.
VI. Бағалау.
Оқушылардың белсенділігі мен тапқырлығы және де сұрақтарға жауап берулеріне қарай бағалау.