Құжаттың құрамы

Қарағанды облысы, Қарқаралы ауданы,
Егіндібұлақ ауылындағы кәсіптік мектеп мұғалімі
Информатика пәнінің мұғалімі Ақшабақова Кульзипа

Сабақтың тақырыбы: Құжаттардың құрамы
Сабақтың мақсаты:
Білімділік: Сабақта оқушыларға құжаттардың құрамы, бір ізге келтірілген жүйелері және стандартталуы туралы түсінік беру отырып, олардың білімдерін жетілдіру.
Тәрбиелігі: Оқушылардың білімін кеңейтіп, тақырыпқа деген қызығушылығын арттыру.
Дамытушылығы оқушылардың ой- өрісін дамыту.
Сабақтың түрі: Аралас сабақ
Сабақтың әдісі: Сұрақ- жауап, көрсете түсіндіру.

Сабақтың көрнекілігі: Компьютер, мультимедиалық тақта, оқулық, слайдтар.
Сабақтың жүру барысы:
І. Ұйымдастыру кезеңі.
1. Оқушылармен амандасу;
2. Оқушыларды түгендеу;
3. Оқушылардың назарларын жаңа сабаққа аудару;

ІІ. Өткен тақырыпты тексеру.
Сонымен, оқушылар өткен тақырыпты тексеру үшін зейінімізді тақтаға аударайық. Тақтада берілген сұрақтарға орынымызда отырып қол көтеріп жауап береміз
1. Құжат сөзінің анықтамасын айтыңыз.
2. Құжаттың атқаратын қызметтері туралы не білесіз?
3. Құжаттарда ақпараттар қандай түрде берілуі мүмкін?

ІІІ. Жаңа тақырыпты баяндау.
Ұйымда жасалатын құжаттардың кешені қызмет барысында шешілетін мәселелердің ауқымында, құзырлық көлемі мен сипатына, мәселелердің шешілу ретіне, басқа ұйымдармен өзара байланыстардың көлемі мен сипатына қарай айқындалады.
Ұйым құзырының негізгі мәселері бойынша нормативтік немесе жеке актілер қабылдау қажет болған барлық жағдайда шешімдер, қаулылар және бұйрықтар шығарылады.
Ұйымда жасалатын құжаттардың кешені қызмет барысында шешiлетiн мәселелердiң ауқымына, құзырлық көлемi мен сипатына, мәселелердің шешілу ретіне (жеке дара басқару немесе алқалық басқару негiзiнде), басқа ұйымдармен өзара байланыстардың көлемі мен сипатына қарай айқындалады.

Мысалы, қолданылып жүрген заңдарға сәйкес басқару органдары төмендегідей өкім құжаттарын шығарады. Министрлер Кабинетi - қаулылар, Премьер - министр мен оның орынбасарлары - өкiмдер; министрліктер - қаулылар, бұйрықтар, нұсқаулар; мемлекеттiк комитеттер, комитеттер мен комиссиялар - қаулылар, нұсқаулар; кәсiпорындардың әкiмшiлiгi - бұйрықтар, қаулылар, нұсқаулар; кооперативтiк ұйымдар - шешiмдер; қоғамдық ұйымдар - қаулылар, өкiмдер.
Ұйым құзырының негiзгi мәселелерi бойынша нормативтiк немесе жеке актiлер қабылдау қажет болған барлық жағдайда шешiмдер, қаулылар және бұйрықтар шығарылады. Жедел мәселелер бойынша және қаулылардың, шешiмдердiң, бұйрықтардың орындалуын ұйымдастыру үшiн өкiмдер, нұсқаулар қабылданады.

Қаулылар, шешiмдер - алқалық басқару ұйымдары қабылдайтын құқтық актiлер болып табылады. Бұйрықтар, өкiмдер, нұсқаулар - билiк сипаты бар және жеке дара басқару өкiлеттігі берiлген ресми лауазымды адамдар қабылдайтын құқықтық актілер.
Нысаны жағынан бiрдей құжаттар (бұйрықтар, қаулылар және басқалары) шығаратын ұйымдардың бiрлескен өкiмдiк құжаттары тиiстi нысанда шығарылады (бұйрық, қаулы және басқалары).
Нысаны жағынан бiр - бiрiнен өзгеше құжаттар шығаруға өкілеттiгi бар ұйымдардың бiрлескен өкiмдiк құжаттары "бiрлескен шешiм" түрiнде шығарылады. Ал оның сол құжатты қабылдаған әрбiр ұйымның өкiмдiк құжаты болатын хұқы бар.

Жоғары тұрған органдардың құжаттарын немесе басқа ұйымдардың құжаттарын қарамағындағы ұйымдарға, құрылымдық бөлiмшелерге жеткiзу құжаттың авторы белгiлеген нысанда жүзеге асырылады. Егер оның тәсiлi көрсетiлмеген болса, ұйым бұл мәселенi өзi дербес шешедi.
Алқалы органдардың хаттама шешiмдерi орындаушыларға сол органдар туралы ережемен белгiленген нысанда жеткiзiледi.
Өкiмдiк құжатты сол ұйымның өзiнiң немесе жоғары тұрған ұйымның өкiмдiк құжаты арқылы жоюға (өзгертуге) болады.
Өкiмдiк құжаттың күшiн тиiстi құзырлы органдар тоқтата алады.
Басқа ұйымдардың мүдделерiне қатысты құжаттардың жобалары олармен алдын ала келiсiлуге тиiс. Келiспеген жағдайда жобаға ескертпелер тiркеледi немесе келiспеудiң мәнi қосымша хатта көрсетiледi.

Мәселелердi талқылаудың барысы және алқалы органдардың мәжiлiстерiнде, кеңестерде, жиналыстарда, басқосуларда қабылданылатын шешiмдер хаттамаға жазылады.
Хаттамалар мәжiлiстердiң барысын жазу, стенограммалар, дыбыс жазбалары және мәжiлiстерге дайындалған материалдар (баяндамалардың, сөздердiң текстiлерi, анықтамалар, қаулылардың немесе шешiмдердiң жобалары, күн тәртiбi шақырылғандардың тiзiмдерi, т. б.) негiзiнде хатталады.
Егер мәжiлiстiң барысы стенография арқылы жазылып отырса, онда стенограммалардың мәнi ашып берiледi. Ол машинкаға басылып, куәландыру қолы қойылғаннан кейiн хаттамамен бiрге сақталады. Ерекше жағдайларда сөз сөйлеушi сөзiнiң стенограммасына өзi қол қойып беруге тиiс. Егер мәжiлiстiң барысы магниттiк таспаға жазылатын болса, ол мемлекеттiк архивтердiң кинофотоқұжаттарымен жұмыс iстеудiң негiзгi ережелерiне сәйкес сақталады. М., 1980.

Барлық деңгейдегi басқару ұйымдары өз құзырының шеңберiнде жоғары тұрған салалық және қызмет ұйымдарымен, қарамағындағы және басқа ұйымдармен, сондай - ақ жеке азаматтармен жедел байланыс жасаған кезде хаттар жолдай алады. әдетте, ақпарат алысудың; ауызша түсiндiрудiң, нұсқаулар берудiң (тiкелей немесе телефон арқылы сөйлесу), тағы басқаларының құжатсыз тәсiлiн қолдану мүмкiн болмаса немесе ондай тәсiлдi қолдану қиын болса, хаттар жазу тәсiлi қолданылады.
Ақпаратты жедел беру қажет болған жағдайда жедел хаттар немесе телефонограммалар әзiрленедi.
Ұйымдар өз құзырлығын айқындайтын ережелердiң және басқа да актiлердiң негiзiнде басқа да құжаттар: жұмыс жоспарларын, есептер, прейскуранттар, стандарттар, жарғылар, ережелер, қағидалар және басқаларын шығарады. Олардың тiзбесi басқару құжаттамасының классификаторларында (3 - қосымша) беріледі.

Ұйымдар қызметiн құжаттау ережелерiнiң бiрлiгi құжаттаманың бiр iзге түсiрiлген жүйесiн қолдану арқылы жүзеге асырылады.
6. 10. 1 - 88. Мемлекеттiк стандарттың "Құжаттаманың бiр iзге түсiрiлген жүйелерi. Негiзгi ережелер" құжаттардың бiр iзге түсiрiлген 16 жүйесiн белгiлейдi. Олар: жоспарлық, есеп - статистикалық, бастапқы есеп, қаржы және бухгалтерлiк - есеп жүргiзу, ақшалай есеп айырысу, ұйымдық - өкiмдiк, баға белгiлеу жөнiндегi, материалдық техникалық жабдықтау және өткізу жөнiндегi, сауда жөнiндегi, сыртқы сауда жөнiндегi, құрылысқа арналған жобалау жөнiндегi, өнертабыстар мен жаңалықтар ашу жөнiндегi, әлеуметтiк қамсыздандыру жөнiндегi, еңбек және әлеуметтiк мәселелер жөнiндегi жедел жоспарлау және көлiк торабының жұмысын басқару жөнiндегi, халықтың тұрмыс қажетiн өтеу жөнiндегi жүйелер.

Бiр iзге келтiрiлген жүйелер өз тарапынан құжаттардың көмекшi жүйелерiне, түрлерiне, өзгеше түрлерiне бөлiнедi. Мысалы, ұйымдық - өкiмдік құжаттама жүйесiнде өкiмдiк құжаттарды (қаулылар, өкiмдер, шешiмдер, бұйрықтар); ұйымдық (жарғылар, ережелер, нұсқаулар) хаттамаларды;
ақпарат - анықтама құжаттарын (анықтамалар, баяндама хаттар, түсiнiк хаттары, актiлер, қызмет бабындағы хаттар, жолдама хаттар, шақыру хаттары, ақпарат хаттар, жарнамалық хаттар, қуаттаушы хаттар, еске салатын хаттар, кепiлдеме хаттар, инициативалық хаттар, жауап хаттар, жеделхаттар, шарттар және еңбек келiсiмдерiн) бөлiп көрсетуге болады.
Құжаттама жүйелерi мен құжаттар түрлерін таңдап алуды ұйым өз қызметiнiң ерекшелiгiне сәйкес жүргiзедi.
Қолданылатын құжаттардың нысандарын таңдап алумен олардың санын азайтуды жеңiлдету және оларды бiр iзге түсiру мақсатымен ұйымдар өздерiнiң қызметтерi мен мiндеттерiн жүзеге асыру үшiн қажеттi әрi жеткiлiктi болатын құжаттардың салалық табельдерiн (4 - қосымша) жасайды. Табельге дәстүрлi құжаттар да, сондай - ақ есептеу техникасы құралдары жасайтын құжаттар да енгiзiледi. Табельдi жүргiзудi, оған өзгерiстер енгiзудi құжаттама басқармасының қызметi жүзеге асырады.
Табельде көрсетiлмеген құжаттарды әзiрлеуге тыйым салынады.
Егер салалық табель жоқ болса, құжаттарды бiр ізге келтiру жөнiндегi талаптарды тiкелей орындаушыларға жеткiзу қажет, ал олар құжаттардың хатталуы, оның мазмұнының баяндалуы мен стилi үшiн, басып шығаратын құрылғылар дайындайтын құжаттарға деген талаптардың орындалуы үшiн жауап бередi.
Құжаттардың заңды күшiн, олардың жедел әрi сапалы орындалуы мен іздестiрiлуiн, есептеу техникасы құралдарының көмегiмен өңделу мүмкiндiгiн, ықтимал тарихи куәландырушы ретінде құжаттардың сапасын қамтамасыз ететiн талаптар сақталуға тиiс, ал бұған құжаттарға стандарттарды қолдану арқылы (5 - қосымша) қол жеткiзiледi.
Құжаттаудың бір ізге түсірілген жүйесі – бірыңғай тәртіп, талап, стандарт негізінде жасалған, белгілі бір сала қызметін басқаруға қажетті ақпараттардан тұратын құжаттама жүйесі.
Қандай бір сала қызметінде болмасын, маманның кәсіби деңгейін анықтайтын факторлардың бірі құжаттау жүйесі туралы білімі болып табылады. Неғұрлым кеңінен қолданылатын құжаттар тобы ұйымдық - өкімдік құжаттар болып табылады. Оның жасалуына, ресімделуіне, өңделуіне қызметкердің қай - қайсысы болмасын белгілі дәрежеде қатысып отырады (мәселен, жеке құрам бойынша құжаттар, бұйрықтар, анықтамалар, хаттамалар т. б.). Сондықтан жоғарыда аталған СТРК 1042 - 2001 стандартында ұйымдық - өкімдік құжаттаманың бір ізге түсірілуіне ерекше назар аударылып, ұйымдық - басқару міндеттерін орындауда пайдаланылатын құжаттар құрамына, мазмұнына, құрылысы мен ресімделуіне қойылатын талаптар белгіленген.

ІҮ. Жаңа сабақты бекіту
1. Ақпаратты жедел беру қажет болған жағдайда қандай құжаттар әзiрленедi?
2. Құжаттаудың бір ізге түсірілген жүйесі дегеніміз не?
3. Қаулылар, шешiмдер - алқалық басқару ұйымдары қабылдайтын қандай құжат болып табылады?
4. 6. 10. 1 - 88. Мемлекеттiк стандарттың "Құжаттаманың бiр iзге түсiрiлген жүйелерi. Негiзгi ережелер" құжаттардың бiр iзге түсiрiлген қанша жүйесiн белгiлейдi?

Ү. Үйге тапсырма. 11 - 15 бет
ҮІ. Оқушыларды бағалау
Сау болыңыздар! Сабақ аяқталды.