Құжаттардың міндетті деректемелері және оларды рәсімдеу

Сабақтың тақырыбы: Құжаттардың міндетті деректемелері және оларды рәсімдеу
Сабақтың мақсаты:
Білімділік: Сабақта оқушыларға туралы түсінік беру отырып, олардың білімдерін жетілдіру.
Тәрбиелігі: Оқушылардың білімін кеңейтіп, тақырыпқа деген қызығушылығын арттыру.
Дамытушылығы оқушылардың ой - өрісін дамыту.
Сабақтың түрі: Аралас сабақ
Сабақтың әдісі: Сұрақ - жауап, көрсете түсіндіру
Сабақтың көрнекілігі: Компьютер, мультимедиалық тақта, оқулық, слайдтар, үлестірмелі қағаз
Сабақтың жүру барысы:
І. Ұйымдастыру кезеңі.
1. Оқушылармен амандасу;
2. Оқушыларды түгендеу;
3. Оқушылардың назарларын жаңа сабаққа аудару;

ІІ. Өткен тақырыпты пысықтау.
Кеспе қағаз тарату арқылы үй тапсырмасын сұраймын.
1 - тапсырма
1. Ақпаратты жедел беру қажет болған жағдайда қандай құжаттар әзiрленедi?
2. Құжаттаудың бір ізге түсірілген жүйесі дегеніміз не?
3. Қаулылар, шешiмдер - алқалық басқару ұйымдары қабылдайтын қандай құжат болып табылады?
4. 6. 10. 1 - 88. Мемлекеттiк стандарттың "Құжаттаманың бiр iзге түсiрiлген жүйелерi. Негiзгi ережелер" құжаттардың бiр iзге түсiрiлген қанша жүйесiн белгiлейдi?
2. тапсырма: Берілген мәтіннің бос орнына керекті сөзді жаз
1. Кеңінен қолданылатын құжаттар тобы.............. құжаттар болып табылады.
2. Бұйрықтар, өкiмдер, нұсқаулар - билiк сипаты бар және жеке дара басқару өкiлеттігі берiлген................ қабылдайтын құқықтық актілер.
3. Ұйым құзырының негiзгi мәселелерi бойынша нормативтiк немесе жеке актiлер қабылдау қажет болған барлық жағдайда............. шығарылады
4. Жедел мәселелер бойынша және қаулылардың, шешiмдердiң, бұйрықтардың орындалуын ұйымдастыру үшiн................. қабылданады.

ІІІ. Жаңа сабақты түсіндіру.
Ресми құжат - ұйымның немесе лауазымды адамның жасап, тиiстi тәртіппен хатталған құжаты (лауазымды адам деп өкiмет өкiлiнiң қызметiн жүзеге асыратын немесе ұйымдық - өкiмдiк және әкiмшілiк - шаруашылық мiндеттердi орындаумен байланысты қызметтегi адамды айтады).
Барлық жүйедегi құжаттардың мiндеттi реквизиттерi:
ұйымның - құжат авторының атауы, ұйымның - құжат авторының коды, құжаттың атауы (хаттардан басқаларының); тақырыбы; құжат нысанының коды; құжаттың мерзiмi; индексi; мәтінi; рұқсат белгiлерi; қойылған қол; құжаттың орындалғаны және оның iске жiберiлгенi туралы белгi болып табылады.

Құжат авторы - ұйымның атауы мен оның коды ұйым туралы ережеге (жарғыға) және тиiстi классификаторларға сәйкес көрсетiледi.
Егер құжат бланкiге ресiмделмеген болса, онда хаттарды ресiмдеу кезiнде ұйымның штампы соғылады, басқа құжаттарды ресiмдегенде ұйымның атауы машинкамен жазылады немесе құжатқа қол қойған басшының лауазымы атауында көрсетiледi.
Құжат түрiнiң аты (хаттама, бұйрық, анықтама, т. б.) бас әрiптермен басылады және ұйымның құзырына, құжатталатын қызметтiк әрекеттiң мазмұнына сай болуға тиiс.
Тақырып - құжаттың қысқаша баяндалған мазмұны - мейлiнше қысқа және мәтінiң мән - мағынасын дәл беруге тиiс. Мысалы: Е. Асқаровты оқуға жiберу туралы. Мәтінi 10 жолдан аспайтын құжаттың тақырыбын көрсетпеуге болады.
Тақырып грамматикалық тұрғыдан құжаттың атауына сәйкес келуге тиiс. Мысалы: бұйрық (не туралы?) кәсiпорынды құру туралы. Хаттама (ненiң хаттамасы?) ғылыми - әдiстемелiк кеңес мәжілiсiнiң.

Машинограммалар мәтінерiне арналған тақырыптар да дәл осындай ережелер бойынша хатталады. Құжаттардың реквизиттері мен мәтінерiнде сандық белгiлердi (мерзiмдердiң, тараулардың, бөлiмдердiң, бөлiмшелердiң, тармақтардың, графалардың нөмiрлерiн, кестелердегi, тiзiмдердегi, тiзбелердегi, реестрлердегi және тағы басқа да көрсеткiштердi) көрсету үшiн тек қана араб цифрлары қолданылады. Рим цифрлары мен әрiп белгiлерiн қолдануға тыйым салынады.
Құжаттағы мерзiмдер цифр тәсiлiмен ресiмделуге тиiс. Күндердiң элементтерi мынадай ретпен келтiрiледi: күнi, айы, жылы. Мысалы: 20. 05. 92 немесе 20. 05. 1992.
Алдымен жылын, одан кейiн айын және мерзiмiн көрсетуге рұқсат етiледi: 1992. 05. 20.
Қаржы сипатындағы мәлiметтерi бар құжаттардың мәтінерiнде мерзiмдердi көрсетудiң сөз - цифр тәсiлiн қолдануға рұқсат етiледi: 1992 жылғы мамырдың 20 - сы.

Құжаттың мерзiмiн құжатқа қол қоятын немесе оны бекiтетiн адам жазады. Құжаттағы оның қозғалысы мен орындалуына байланысты барлық реквизиттердiң күнi көрсетiлiп, қол қойылады.
Құжаттың индексi тiркелетiн құжаттар саны шегiндегi рет нөмiрiнен тұрады. Оны iздестiру мiндеттерi негiзiнде iстердiң, классификатордың, хат алысушының, орындаушының номенклатурасына қарай индекспен толықтыруға болады.
Бiрнеше ұйым бiрлесiп жасаған құжаттарда бiр мерзiм көрсетiледi (құжатқа қол қойылған ең соңғы мерзiм) және құжатты жасаған әрбiр ұйымның онда көрсеткен реттiк тiркеу нөмiрi жазылады. Мысалы: 465/162/298.

Құжаттың жобасын iшкi келiсу рұқсат белгi соғушының өз қолынан, қойылған қолдың мәнiн ашқан жазудан және рұқсат белгi қойылған мерзiмнен тұратын рұқсат белгi арқылы ресiмделедi. Қажет болған жағдайда рұқсат белгi соғушы адамның қызметi көрсетiледi.
Құжаттың жобасына ескертпелер мен толықтырулар бөлек парақта баяндалады. Ол жайында жобада тиiстi белгiлер соғылады.
Ұйымда қалатын құжат даналарына рұқсат белгiлер соғылады.
Қойылатын қолдың құрамына мыналар енедi: құжатқа қол қойған адамның қызметi (ұйымның атауы тақырып бөлiгiнде көрсетiлген - көрсетiлмегенiне қарай толық немесе қысқартылып берiледi), тiкелей өзiнiң қойған қолы және оның ажыратылуы.
Завод директоры қолы
Комиссия әзiрлеген құжаттарда комиссия құрамында міндеттердiң бөлiсiлуi көрсетiледi:
Комиссияның төрағасы қолы
Комиссияның мүшелерi қолдары

Алқалы органдардың шешiмдерiне (қаулыларына) төраға мен хатшы қол қояды. Егер алқалы органның мәжiлiсi болған күні оның төрағасы немесе хатшысы болмаса, онда тақырып бөлiгiнде және мәжiлiс хаттамасына қол қойылатын тұста: "төрағалық еткен", "жазбасын жүргiзген" деп жазған жөн. Бұдан кейiн адамдардың аты - жөндерi мен тегiн толық көрсету керек. Алқалы орган басшысының жеке дара шығаратын жарлықтарына бiр ғана қол қойылады.
Құжатқа бiрнеше лауазымды адам қол қоятын кезде олардың қолдары атқаратын қызметтерiне сай ретпен бiрiнен соң бiрi орналастырылады:
Институт директоры қолы С. Ахметов
Бас бухгалтер қолы А. Наурызбаев
Қызмет дәрежелерi тең бiрнеше адам құжатқа қол қоятын кезде олардың қолдары бiр деңгейде орналастырылады:
Қазақстан Республикасы ---------------- Қазақстан Республикасы
Көлiк министрiнiң ------------------------- Сауда министрiнiң
орынбасары --------------------------------- орынбасары
Қолы аты - жөнi, тегi, ---------------------- қолы аты - жөнi, тегі
Ұйымдардың iстерiнде қалатын құжаттардың барлық даналарында, оның iшiнде қосымшаларында да лауазымды адамдардың түп нұсқа қолы және келiсу жайындағы рұқсат белгiлерi болуға тиiс.
Егер құжаттың жобасында қолы қойылады деп белгiленген лауазымды адам болмаған күнде онда құжатқа оның мiндетiн атқарушы адам немесе оның орынбасары қол қояды. Құжатқа қол қойған адамның нақты қызметi және оның тегi мiндеттi түрде көрсетiледi (түзетулердi сиямен немесе машинкада жазу тәсiлiмен енгiзуге болады. Мысалы: қойылуға әзiрленген қолдың алдынан - "мiндетiн атқарушы", "орынбасары" деп, қойылуға әзiрленген қолдың астынан - "бас инженер" деп және тағы басқаша). Құжатқа "үшiн" деген жұрнақпен қол қоюға немесе көрсетiлген қызмет атының алдынан қиғаш сызық тарту арқылы қол қоюға рұқсат етiлмейдi.

Құжаттардың мiндеттi түрде болуға тиiстi реквизиттерi (қызмет бабындағы хаттар, ақпарат - анықтама құжаттар, ұйымдық - өкiмдiк актiлердiң жобалары және тағы басқалары) қатарына орындаушы туралы белгiнi (құжаттардың авторы немесе құрастырушысы туралы) жатқызған жөн, оның құрамына орындаушының тегi (өзiнiң және әкесiнiң атын көрсетпестен), "қызмет бабындағы телефонының нөмiрi енедi, бұлар құжаттың беткi жағына жазылады немесе орын болмаған күнде құжаттың соңғы парағының сыртқы бетiне жазылады.
Құжаттың орындалғаны және оның iске жiберiлген туралы белгi мынадай деректерден тұруға тиiс: орындалуы туралы қысқаша анықтама (егер орындалғанын куәландыратын құжат болмаса); "iске" деген сөз, құжат сақталатын iстiң нөмiрi; мерзiмi, құрылымдық бөлiмше басшысының немесе тiкелей орындаушының қолдары.
- Балалар, жаңа сабақтан қойатын сұрақтарың бар ма? Кімге не түсініксіз?

ІҮ. Жаңа сабақты бекіту.
- Балалар, сабақты түсіндік пе, жоқ па, соны білу үшін мына сұрақтарға жауап берейік.
1. Құжаттың орындалғаны және оның iске жiберiлген туралы белгi қандай деректерден тұруға тиiс?
2. Қызмет дәрежелерi тең бiрнеше адам құжатқа қол қоятын кезде олардың қолдары қалай орналастырылады?
3: Құжаттың жобасына ескертпелер мен толықтырулар қайда баяндалады?
4. Барлық жүйедегi құжаттардың мiндеттi реквизиттерiне нежатады?
Ү. Оқушыларды бағалау
ҮІ. Үйге тапсырма.